adActa

Beérkező levelek kezelése
A postai, és egyéb (pl. futárral) papír formában érkező leveleket felbontása után célszerű a dokumentumokat digitalizálni és elektronikus formában is megőrizni. A digitalizálás gyorsan elvégezhető az adActa Lapolvasó modulja segítségével.
A beérkező e-mailek akár automatikusan, akár a felhasználó kezdeményezésére bekerülhetnek az adActa rendszerbe. Az adActa az átvett e-maileket tárolja, a bennük található csatolt állományokat külön is elérhetővé teszi.
Az érkeztetés során az adActa rendszerbe bekerülő iratok nyilvántartásba vétele történik meg. Ennek része a bevezetés során meghatározott alapadatok kitöltése és a vonalkóddal szkennelt állományok összekapcsolása az iratkezelő lapokkal.
Ügyintézés támogatása
Az iratok iktatása, ügyekhez rendelése, ügyintézése széles körűen támogatott. Az iratokhoz, ügyekhez a vezetők feladatokat adhatnak ki (szignálás), amelyek tovább oszthatók alfeladatokra. A feladatok státusza, készültsége nyomon követhető, a végrehajtás után automatikus minőségellenőrzési lépés iktatható be.
Az ügyintézés során általában szükséges különféle (kimenő-, válasz-) iratok készítése. A dokumentumok készítése jellemzően irodai szoftverek segítségével történik. Az adActa rendszer beépülő (add-in) funkciókkal támogatja az elterjedt Office programok (Outlook, Word – 2010, 2013, 2016) használatát, így például a Wordben egy megírt dokumentum egyetlen gombnyomással iktatható az adActában.
De iratokat hozhatnak létre kapcsolódó üzleti rendszerek is, amelyek a szabványos interfészeken keresztül igénybe vehetik az adActa teljes funkcionalitását.
Az adActa.Net lehetővé teszi, hogy bármely irattípushoz vagy ügytípushoz extra adatmezőket, leíró jellemzőket rendeljünk. Az így definiált mezők csak az adott típusnál jelennek meg, de ugyanúgy kereshetők, listázhatók, rendezhetők, mint a beépített mezők.
Keresés, szűrés
Természetesen, az összes adatmező tartalma kereshető. Az összeállított keresési feltételrendszer a felhasználó által elmenthető, később újra betölthető, módosítható, lefuttatható. A találati lista nyomtatható, exportálható (Excel, PDF, CSV…), így tetszőleges statisztikák készíthetők az eredményekből.A keresések speciális szűrőmappaként is elmenthetőek. Egy szűrőmappa létrehozása után a felhasználó egy egyszerű mappaként látja az elmentett keresést; rákattintva a mappa tartalma a megadott feltételeknek megfelelően mindig frissül.
FeladatkövetésA kiadott feladatok követését a feladatkezelő modul végzi. Nyilvántartja a feladat felelősét, jóváhagyóját, határidejét, és minden mozzanatról e-mailben értesíti, figyelmezteti az érintetteket.
A felelős a számára kiadott feladatot részfeladatokra bonthatja, és ezeket több személy részére kiadhatja (ettől azonban a feladat felelőse, és a feladathoz tartozó irat felelőse továbbra is ő marad). A rendszer egy nyilvántartást vezet a határidős feladatokról.