A vállalatirányítási rendszer nem más, mint egy testre szabott, gondosan összeállított szoftvercsomag, benne azokkal a ügyviteli szoftverekkel, amelyek a cég teljes tevékenységét kiszolgálják. Egy így kialakított rendszeren belül az egyes programok (modulok) szoros kapcsolatban állnak, közös adatbázisokat (pl.ügyféltörzset) használnak, információt adnak át egymásnak, így biztosítva az egységes, azonos adatokon alapuló ügyfélkezelést és a folyamatos információáramlást.
Segít átláthatóvá és egységessé tenni a cégen belüli folyamatokat. Azonos információt biztosít minden operatív munkatárs részére és megfelelő minőségű, mennyiségű adatot biztosít a döntéshozók részére. Megszünteti a párhuzamos, duplikált nyilvántartásokat, csökkenti az adminisztrációs terhet. Mérhetővé és számonkérhetővé teszi az egyes folyamatokban dolgozók teljesítményét. Javítja a cég versenyképességét.
A szükséges funkciók a tevékenységtől és az igényktől függően cégenként eltérőek lehetnek. Egy jól összeállított ügyviteli rendszer ezt minden esetben figyelembe veszi és funkciói a konkrét elvárásokhoz igazodnak. A leggyakoribb területek: ügyfélnyilvántartás, számlázás, készletkezelés, megrendelések nyilvántartása, munkalapok kezelése, iktatás, jutalékelszámolás, pénzügyi rendszer.
