Bemutatás
Termék szolgáltatás részletes leírása:
Az elektronikus dokumentum kezelés nemcsak egyszerűen azt jelenti, hogy a rendelkezésünkre álló hagyományos (papír alapú, hang, video stb.) dokumentumokat digitalizáljuk, és digitális formában tároljuk, hanem át is szervezzük őket. Egyes felmérések szerint napjainkban a rendelkezésünkre álló információkból csak kevesebb, mint 20%-a van strukturáltan tárolva (valamilyen adatbázisban vagy szervezett táblázatban). Több mint 80%-a az információknak rendezetlen formában található csak meg. Az elektronikus dokumentumkezelés számára váró hatalmas feladat ezt az irdatlan nagy tömegű strukturálatlan információhalmazt szervezett formába átrendezni.
A dokumentumok könnyű visszakereshetőségén felül jelentkező igény a rendelkezésünkre álló információk megosztása másokkal. Amennyiben a munkatársainknak elérhetővé tesszük az információkat, akkor még több új érték előállítására lesznek képesek. Ebben rejlik az elektronikus dokumentumkezelés igazi lényege, ettől sokkal értékesebb, mint a napjainkban már több helyen alkalmazott hagyományos vagy akár elektronikus iktatókönyvek. Nemcsak az információ fellelhetőségi helyét adjuk meg, hanem magát az információt is megosztjuk azonnal az arra jogosultakkal.
Egy hatékony elektronikus dokumentumkezelő kritikus pontja korunk üzletvitelének. A GbArt DocuScan dokumentum és objektum kezelő rendszer egyszerűen használható alternatívát nyújt a vállalkozás dokumentumainak menedzselésére. Támogatja a munkafolyamatok hatékonyságát, lehetővé teszi az információk újrafelhasználását csökkentve a felesleges redundanciát, és a segítségével az adatvesztés kockázata is minimalizálható.
A felhasználók jogosultságai mindenféle IT támogatás nélkül is egyszerűen kioszthatók. Akár felhasználó szintű jogosultság definiálható a tárolt dokumentumainkhoz. Lehetőség van a dokumentumok tömeges importálására a fájlrendszerből vagy e-mailből, akár több cím és különböző tulajdonságok rögzítésével. A GbArt DocuScan kapcsolat nélküli módban távolról is használható beleértve a kiválasztható tulajdonságokat is, és a következő kapcsolódáskor automatikusan szinkronizálja a változásokat. Az M-files tárakhoz webes elérést is definiálhatunk, amivel mód van távoli online elérést is biztosítani egyes felhasználók számára. A folyamat állapotokkal lépésről lépésre meghatározhatjuk, kinek milyen feladata vagy jogosultsága van a munkafolyamaton belül. Ki iktathat, ki engedélyezhet, kinek van lehetősége elutasítani egy kérelmet, stb.
A dokumentum módosítások visszakövetéséhez nincs szükség újabb és újabb néven elmenteni a fájljainkat. A rendszer minden módosításnál egy úgy verziót készít, amit azonos néven ment el. A verziók bármikor megtekinthetők, vagy szükség esetén visszaállíthatók, amit jogosultsággal is lehet szabályozni. Amennyiben egy dokumentumot kikölcsönöztünk, akkor mások számára csak olvasható, de nem szerkeszthető állapotba kerül. Amikor befejeztük a munkát vele, visszatevéssel tudjuk ismét szerkeszthetővé tenni
