A dokumentumkezelő elsődleges célja mind az elektronikusan, mind a hagyományos papír formában rendelkezésre álló dokumentációk elektronikusan történő archiválása, iktatása. A központosított elektronikus irattár használatával a felmerülő problémák megoldása reális költségek mellett valósítható meg, egyben növelve a használó szervezet produktivitását és reakcióidejét.
Funkciók:
Iktatás: papír alapú vagy elektronikus dokumentáció rögzítése dokumentum jellemzőinek megadásával. A rendszer egyedi iktatószámot generál, mellyel egyértelműen lehet azonosítani a későbbiekben.
Keresés: Lehetőségünk van keresni a dokumentumaink között. Ezt megkönnyíti az, hogy eleve strukturáltan tároljuk dokumentumainkat. Keresni csak azon dokumentumok között lehet, amelyekhez van megfelelő jogosultságunk. Egy dokumentumkezelő rendszerben található dokumentum, a meta adatoknak és az objektumok összekapcsolódásának segítségével tized annyi idő alatt kereshető elő, mint egy hagyományos könyvtárszerkezetben tárolt, nem beszélve egy papír alapú irattárról. A részletes keresőmező lehetővé teszi, hogy minél jobban le tudjuk szűkíteni a keresőhalmazunkat.
Partnerek: Lehetőség van a partnereinkről információkat tárolni és vezetni, melyeket iktatáshoz rendelhetünk. Ezáltal tudunk például szűrni a partnerhez tartozó iktatásokra is.
Jogosultságok: Lehetőség van az egyes funkciókat jogosultsági csoportokhoz kötni, illetve az egyes iktatásokat is külön biztonsági dossziékban kezelni. A jogosultságok teljes mértékben Active Directoryból vezérelhetőek.
Integrálhatóság: Lehetőség van az iktató rendszer és már meglévő vállalatirányítási vagy ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer összekapcsolására.
Postakönyv: Lehetőség van a postai kimenő levelekből postakönyvet generálni. A postakönyv és a hozzá tartozó dokumentumok össze vannak rendelve és később van lehetőség az aláírt postakönyv visszaiktatására is.
Többnyelvű működés: A rendszer képes a több nyelvű működésre, mely használat közben is állítható a felhasználó által. A beállított nyelvet a rendszer megjegyzi.
