A rendelkezésre álló alap szoftvercsomagok és a hozzájuk kapcsolható kiegészítő modulok bármilyen kombinációjú összeállításával biztosítható, hogy minden felhasználó a pacientúra méretéhez, a rendelő fő profiljához igazodó, csak a szükséges funkciókkal rendelkező programmal dolgozzon. Ennek a moduláris felépítésnek köszönhető az is, hogy az idő előre haladtával változó igényekhez igazodva, a Dental 4 bármikor bővíthető az újabb feladatoknak megfelelő modulokkal. Vannak azonban olyan funkciók, olyan felületek melyeket minden Dental 4 szoftver tartalmaz.
Alapkartonok
Törzskarton: A törzskarton a páciensek alapadatait tartalmazza. A törzskartonon a kötelezően kitöltendő rovatokat az opciókban a felhasználó saját maga határozhatja meg. A törzskarton gyors kitöltését segítik, a programba beépített automatizmusok.
Így például az utónév alapján a páciens neme, az irányítószám alapján a város automatikusan kerül kitöltésre. Az opciókban alapértékként lehet beállítani a város nevét, a leggyakrabban használt városra. Tovább egyszerűsíti a kitöltést, hogy sok mezőnél azok tartalmát listából lehet választani.
Szakkarton: A szakkartonon a szájüregi és fogászati rendellenességek rögzíthetők, de itt találhatóak a fogszín, fogkő valamint az anamnézis mezők is. Kezelési terv: A Kezelési Terv karton egy szabadon kitölthető karton. Itt lehet rögzíteni a pácienssel előre egyeztetett kezelés-menetet, melyet (mint minden kartont) ki lehet nyomtatni, s így aláírattatni a pácienssel.
Zárójelentés: A Zárójelentés karton is szabadon kitölthető, nyomtatható.
Integrált, grafikus státusz felület
A program fő felülete a Státusz, ahol az orvos a páciens kezeléseit rögzítheti. Az egyszerűen felvihető kezeléseket egy előre definiált menüből lehet kiválasztani, és ezekhez külön karton is kitölthető, melyeken többek között jelölhető a TB kód (TB-s változat esetén), az elszámolás típusa, a tevékenység és anyag ára, s ezeken túlmenően megjegyzések írhatók a kezelésekhez.
A legújabb verziójú Dental szoftverben lehetőség van a kezelésekhez alkezelések definiálására, melyek a kezelési kartonon kiválaszthatók. Így például lehetőség van különböző anyagból készült különböző árú tömések, koronák stb. felvitelére.
A program megkülönböztet idegen, saját és terv kezeléstípusokat, melyek vizuálisan is elkülöníthetők, így például látható a páciens aktuális státusza, vagy megtekinthető a páciens felvételkori állapota. Lehetőség van a foghoz, illetve fogcsoporthoz kötött kezeléseken kívül úgynevezett globális kezelések felvételére is. A felvett kezelések grafikusan jelennek meg a fogakon, a kijelölt fogfelületeken, az előre definiált rajzokkal, szimbólumokkal. A kezelési folyamatok kezelési sorozatokra bonthatók, melynek segítségével anyagilag és szakmailag is elkülöníthetők az elvégzett munkák.
A mintegy négyszáz globális és foghoz kötött kezelés közötti eligazodást segíti, hogy a felhasználó a kezelések felvitelére szolgáló menü szerkezetét a saját igényei szerint alakíthatja. Lehetőség van arra, hogy a különböző szakterületekhez (konzerváló fogászat, műtét, szájhigiéniás kezelések, stb.) csoportosított kezelések közül a legtöbbször alkalmazott kezelések a menü elején, a ritkábban alkalmazott kezelések pedig a menü végén szerepeljenek.
A státusz felületen listákat lehet készíteni a páciens kezeléseiről különböző szempontok alapján (idegen-, saját-, terv-kezelések, aktuális állapot, fogankénti, illetve összes kezelés). A kijelölt fogakról nagyítást lehet kérni.
A felületen megtalálható még egy információs sor, ahol megjelenik például az éppen aktuális fog, amelyre a kezelés kerül, az allergia, melyet a törzskartonban rögzítettünk és a páciens egyenlege.
A státuszfelület része a history funkció, melynek segítségével grafikusan is nyomon követhetők, dokumentálhatók a pácienseken elvégzett kezelések. A felületen elhelyezett csúszkát mozgatva a különböző időpontoknak megfelelő státuszrajzolatok válnak láthatóvá. Ezen felül, lehetőség van egyszerre több státuszrajzolat megjelenítésére, a különböző időpontoknak megfelelő állapotok összehasonlítására is.
Szkennelő-képimportáló funkció
A Dental 4 (még a legkisebb felszereltséggel rendelkező összeállítás is) alapfunkcióként tartalmazza a szkennelő-képimportáló modult.
Ennek és egy diafeltétes szkennernek a segítségével lehetőség nyílik arra, hogy a páciens röntgenfelvételeit a betegkartonnal együtt tároljuk. Az így tárolt felvételek azután a státusz felületen bármikor, gombnyomásra elővehetők, összehasonlíthatók a grafikus fogstátusszal, a páciens állapotának változásával.
E funkciónak köszönhető, hogy a páciensnek átadott, a pácienssel aláíratott különböző dokumentumok (anamnézis lap, beleegyező nyilatkozat, elfogadott árajánlat) elektronikus úton archiválhatók, előkereshetők és hogy a törzskartonon elhelyezhető a páciensről készült fénykép is.
Egyenleg- és számlakezelés
Az Egyenleg felületen megtalálható az adott páciensen végzett kezelések listája, egyenlege.
Itt található a program számlázó része, amivel előleg-, vég-, terv-, valamint sztornó- számlákat lehet kibocsátani és eltárolhatók a számlák kiegyenlítésének adatai. A felvitt kezelések adatai és árai még számlázás előtt módosíthatóak, valamint - a terv számla funkcióval - lehetőség van ajánlat adásra.
Természetesen a számlázó a hatályos törvényi szabályozásnak megfelelően a számlákon megjeleníti az ÁFA kulcsonkénti összesítést, a tételenkénti ÁFA értékeket és az elkészült példányszámot, feltüntetve az első példány eredetiségét.
Bevétel- kezelés- és TB pont kimutatás
E funkció segítségével adott időszakra vonatkozó összesítések végezhetők.
A bevétel-kimutatás pénznemenként mutatja a meghatározott idő intervallumra vonatkozó fizetési- és sztornó számlákat darab-, tevékenység- és anyagár, valamint ezek összesítése szerint.
Kimutatások készíthetők továbbá az adott időszakban elvégzett különböző kezelések mennyiségéről és az ezekre a beavatkozásokra kapható TB pontokról.
Szűrővizsgálati karton
Az 1998 júliusától kötelező szűrővizsgálaton való megjelenést igazoló nyomtatványt készítő programrész az aktuális szabályozásnak megfelelő igazolást nyomtat a pácienseknek valamint az orvosnak.
A szűrést végző orvos neve, valamint a páciens szükséges adatai automatikusan beíródnak a kartonba, az orvosnak csak a kóros elváltozásokat, illetve az esetlegesen szükséges további beavatkozásokat kell bejegyeznie a karton erre a célra fenntartott mezőibe.
Internet kapcsolat előkészítés
A jelenleg forgalmazott összes Dental DMS változat funkciói között helyet kapó Internet előkészítés segítségével közvetlenül a fogászati programból csatlakozhat az Internetre, küldhet és fogadhat e-maileket
