Mikor van szüksége egy vállalatnak ERP-re?

Sok növekvő vállalkozás számára nem az a kérdés, hogy szükségük lesz-e vállalatirányítási rendszerre (ERP), hanem az, hogy mikor. A vállalat növekedésével együtt növekszik az előállított adatok mennyisége és a nyomon követendő adatforrások száma is. Amennyiben az összes ilyen információt több platformon keresztül kezelik, az költségessé és időigényessé válik, valamint hibákhoz is vezethet.

Noha nincs szigorú és merev szabály arra vonatkozóan, hogy mikor kell megtenni a döntő lépést, az általunk megkérdezett sok kisvállalkozás-tulajdonos számol be olyan általános problémákról, amelyeket egy ERP rendszer meg tud oldani.

Ha vállalkozása az alábbi árulkodó jeleket tapasztalja, akkor valószínűleg szüksége van az ERP-re. Még akkor is, ha az Ön vállalkozása által választott megvalósítás magas kezdeti költségekkel jár, hosszú távon pénzt takaríthat meg a folyamatok korszerűsítése és a munkafolyamat hatékonyságának maximalizálása révén.

Kinőtte a meglévő szoftverét

Az elmúlt évben vásárlók százaival beszélgettünk, és tanácsadóink a vállalati növekedés alapján közülük 31%-nak ajánlották az ERP-t.


Nagyjából ugyanúgy, ahogy kinőttük tinédzserként nagyon kedvelt Led Zeppelin pólónkat (ez szomorú dolog, de tény), a serdülőkorú vállalkozások hasonlóképpen növekvő problémákkal szembesülnek a szoftverekkel kapcsolatban. Megpróbálhatja kinyújtani és viselni az ilyen pólót, amíg már mindenhol szorítani fogja, de valójában csak késlelteti az elkerülhetetlent.

Az adatok a vállalkozás vére, és folyamatosan keringésben kell azokat tartani.

Ha az adatokat csak csekélyebb mennyiség tárolására szolgáló alapszintű szoftveralkalmazásokban dolgozza fel, akkor egy robusztusabb rendszerre van szüksége ezen nehéz lépés megtételéhez.

Miként segít egy ERP: Az ERP szoftvert arra tervezték, hogy nagy mennyiségű adatot tároljon az üzleti műveletek széles skáláján keresztül. Ezek a műveletek magukban foglalják a könyvelést, a gyártást, a CRM-et vagy a HR-t, hogy csak néhányat említsünk közülük.

Az ERP rendszerek rugalmassága lehetővé teszi a KKV-k tulajdonosai számára a folyamatos növekedést, és jókora megbízhatóságot és nyugalmat is kínál, ami ugyanolyan fontos.

A meglévő folyamata nem eléggé hatékony

Ha nem képes a táblázatkezelő programokat nyomon követni, állandóan szoftvereket vált, vagy azzal küzd, hogy alkalmazásai kommunikálhassanak egymással, ne aggódjon – Ön nincs ezzel egyedül. Ezek a növekvő üzleti vállalkozások közös kihívásai, és az ERP rendszerre való frissítés fő okai.

A gyártó például a termelésirányítás és a megfelelő szintű készletfenntartás érdekében a kereslet előrejelzéseire támaszkodik. De ennek pontos és eredményes elvégzéséhez karcsúsított ellátási lánc-folyamat szükséges, amely integrálja a beszerzést, az értékesítést, a forgalmazást és az egyéb gyártástervezési funkciókat.

Az egymástól függő folyamatok közötti kommunikáció hiánya szinte biztosan nem kívánt többletet vagy hiányt eredményez. Különösen a gyártásban a hatékonyság ilyen hiánya rossz útra viheti a termelést, felboríthatja az ütemterveket és ronthatja a társaság nettó eredményét.

Miként segít az ERP: Az ERP kiemelt feladata a funkciók zökkenőmentes integrálása, az eltérő műveletek egyetlen központi munkaterületen történő egyesítése.

Ez kiküszöböli a legtöbb, ha nem is az összes kétszer végzett folyamatot, amelyet számos különböző alkalmazásban Ön elvégez. Csökkenti az adatbeviteli hibák kockázatát is, mivel az információkat csak egyszer kell bevinni egy központi rendszerbe.

Túl sokat költ szoftverintegrációra

ERP nélkül jó esély van arra, hogy vállalkozása különféle szoftverintegrációkra támaszkodik, hogy egyszerűsítse az adatok tárolását és biztosítsa, hogy több osztály is hozzáférjen azokhoz. Viszont az integráció nem olcsó számos alkalmazás esetében.

A licencdíjakon, a személyzeten, a képzésen, a műveletekhez és a sikeres (ha egyáltalán meglévő) együttműködéshez szükséges munkaerőn kívül a különféle szoftverek birtoklása és integrálása jelentősen megnövelheti az árakat.

A kisvállalkozások többsége, akiknek az ERP-t ajánlottuk, inkább a mindent egyben rendszert részesítik előnyben. Sokkal kevésbé népszerű a csúcsminőségű szoftver, amely teljes körűen installálva és a vállalkozások által hőn vágyott személyre szabás lehetősége nélkül szerezhető be.

Miként segít egy ERP: Akár egy integrált, akár egy csúcsminőségű ERP rendszert talál az üzleti vállalkozásához jobban megfelelőnek, az összes ERP rendszer egyszerűsíti az adatok tárolását, miközben csökkenti a képzési költségeket, a felhasználói hibákat és a több különböző rendszer fenntartásának költségeit.

Azzal küszködik, hogy megfeleljen az ügyfelek igényeinek

Az ügyfelek létfontosságúak a szervezet számára, és egy növekvő üzleti vállalkozás esetében a legutolsó dolog, amelyet kívánnak az, ha nem tudják a terméket a megígért időben szállítani.

Ha a készletek kezelése és nyomon követése, az ügyfél-specifikus pénzügyi információk beszerzése vagy az ügyfelek számára történő átfogó jelentések elkészítése okoz gondot, az ERP szoftver lehetővé teszi az adatok központi helyen történő szervezését és elérését.

Tegyük fel például, hogy Ön egy gyártó, aki növelni kívánja a termelést és új üzemet épít fel. De továbbra is manuális módszereket és különálló alkalmazásokat használ a készletek és a beszerzési rendelések nyomon követésére, és emiatt a dolgok zavarossá válnak.

Ebben az esetben egy ERP rendszer segíthet a megfelelő fejlesztés meghatározásában, és figyelembe veheti a kereslet növekedését.

Miként segít egy ERP: Az ERP szoftver az alábbiak szerint járulhat hozzá a gyártási folyamat karcsúsításához és egyszerűsítéséhez:

• Az ERP rendszerek gyűjtik a könyveléstől, a CRM-ből, a megrendelés kezeléstől és a szállítástól, valamint egyéb osztályoktól származó adatokat is.
• A rendszer összevonja ezeket az adatokat egy egyszerű, könnyen navigálható indulóképernyőbe, és nagyobb hatékonyságot, pontosságot és betekintést nyújt a belső folyamatokba.

Ez a hatékonyság elengedhetetlen annak biztosításához, hogy ügyfelei továbbra is elégedettek maradjanak és őszintén támogassák vállalkozását.

Hogyan kezdje el az ERP szoftver keresését

Az ERP szoftverek megszerzésének és megvalósításának akadályai kisebbek, mint bármikor, nagyrészt a felhőalapú ERP szoftverek megjelenésének köszönhetően – ami a Gartner kutatása szerint egy majdnem 14 milliárd dolláros piac (a teljes kutatási anyag a Gartner ügyfeleinek érhető el). Az áttérést az alacsonyabb előzetes költségek és a precízebb, iparág-specifikus platformok is felgyorsítják.

Feltártuk a leggyakoribb tényezőket, melyek a felhasználókat az ERP felé terelik, de a szoftvereszközök frissítésének okai – és annak ismerete, hogy mikor kell ezt megtenni - messze túlmutatnak azon, amit egy cikkben leírhatunk.

Függetlenül attól, hogy a kísérleti szakaszban van vagy készen áll arra, hogy kiválassza a megfelelő rendszert, először meg kell határoznia, hogy vállalkozása megfelel-e az ERP kritériumainak.

Íme, a tennivalók:

• Találkozzon munkavállalóival és a főbb érdekelt felekkel, hogy megtudja, milyen üzemeltetési kihívásokkal szembesülnek amiatt, hogy több rendszert kell használniuk.
• Végezze el a jelenlegi folyamatok és rendszerek ellenőrzését, hogy megtudja, miként javíthatja kifejezetten az ERP a munkafolyamatot.