5 jel, hogy ideje BI-megoldásokat alkalmaznia
Réfi Tibor
2023.04.03
Bevezetés
Az üzleti intelligencia (Business Intelligence, BI) mint fogalom már évszázadok óta létezik. A szuperszámítógépek megjelenésével előtérbe került a BI technológiai oldala, ami egy adott feladat elvégzését jelentette rövidebb idő alatt, mint amennyi idő alatt egy ember végezne azzal. Mivel a technológia drága volt, és rengeteg helyet igényelt, a szervezetek általában nem fektettek a technológiába a BI alkalmazása céljából. Csak a személyi számítógép feltalálását követően, miután az olyan eszközök, mint a Lotus Notes és a Microsoft Excel, elérhetővé váltak, merte mindenféle méretű szervezet a technológiát a BI céljaira használni. Ezek az eszközök továbbá lehetőséget adtak a felhasználók számára, hogy az adatokat grafikus formában jelenítsék meg, így pedig lehetővé tették, hogy az adatokat és magát a vállalkozást jobb eredménnyel elemezhessék. Azonban néhány mai szervezet még mindig „ókori” viszonyok között dolgozik, ha adatkivonásról és adatfelhasználásról van szó. A BI-eszközök jócskán megkönnyítik az életünket az adatok feldolgozása terén, és az ezek alkalmazását tervező szervezeteknek alaposan át kellene gondolniuk a választási lehetőségeiket.
Lentebb talál öt olyan jelet, amelyekre a szervezetek ellenőrző pontokként tekinthetnek, amik segítségével megvizsgálhatják, szükségük van-e egy BI-megoldásra, vagy sem.
1. Ha az ERP-/CRM-rendszer adatközpontként funkcionál, és nem a vállalkozása hajtóerejeként.
Az IBM valamikor régen végzett egy kis kutatást, és arra az eredményre jutott, hogy a különféle cégek és szervezetek által tárolt adatok 85%-a strukturálatlan adat. A technológia olcsóbbá válásával mindenféle méretű szervezet, legyen az kis, közepes vagy nagy méretű, már elég régóta könnyen el tudja tárolni az adatokat. Ezenkívül, a szervezetek azzal az ürüggyel akarták mindenféle adatukat eltárolni, hogy esetleg a közeli vagy távoli jövőben majd felhasználják azokat. Függetlenül attól, hogy egy vállalkozásban referenciapontokat szerettek volna létrehozni, az üzleti magatartást a későbbi könyvvizsgálathoz megfelelően dokumentálni, vagy a hasznos ismeretek kinyerése céljából azon adatokat felhasználni, a szervezetek nem voltak tisztában a céljukkal, és némelyikük még ma sincs.
A legtöbb szervezet a mai napig hatalmas mennyiségű adaton csücsül, és fogalma sincs arról, hogy hogyan és mikor használja fel azt. Erre a jelenségre alkották meg a szakembereke a sötét adat kifejezést, ami olyan adatot jelent, ami kihasználatlanul áll, anélkül, hogy közvetlen vagy közvetett módon monetizálásra használnák fel.
Azonban az elmúlt néhány évben bizonyos szervezetek számára nehézséget okozott (és okoz ma is) a vállalkozásuk optimalizálása, jelentse ez akár a költségeik csökkentését, akár a bevételeik növelését. Ilyen esetben jó megoldás lehet, ha felhasználják ezen óriási adathalmazukat, ami elegendő mennyiségű információt nyújtana számukra azzal kapcsolatban, hogy a vállalkozás melyik részét kell górcső alá venniük. Azonfelül az is sokat segíthet nekik, ha ezt felhasználják a korábban meghozott jóváhagyó és elutasító döntések átértékeléséhez, ami pedig hozzájárulhat az üzleti stratégiájuk megváltoztatásához.
2. Ha a célok és az eredmények nem ugyanazt a tendenciát követik.
Egy szervezet csak akkor maradhat versenyképes, és növekedhet, ha kihívást jelentő célokat tűz ki maga elé. A célok által kijelölt irányvonal, legyenek azok növekedésre vagy csökkenésre utaló jelek, az az irány, amely felé a szervezet halad. Pontosan ezért várja annyira a szervezetet élén álló vezetőség a negyedéves eredmények közzétételét. Egy gyenge negyedév vagy gyenge év nem magyarázható néhány tényezővel annak megvizsgálása nélkül, hogy azok közvetlenül járultak-e hozzá az adott eredményhez. És annak vizsgálata, hogy a megérzésünk, vagyis az emberi intelligencia, és a tényleges közreműködő tényező egybeesik-e, az a pont, ahol az üzleti intelligencia belép a képbe.
Például, ha a légitársaságok és a közlekedési vállalatok egy adott időszakban a bevételeik csökkenésének vagy a veszteségeik okait szeretnék megtalálni, nem kell különböző okokkal magyarázniuk a dolgot. Először az üzemanyagárakat kell megnézniük, és annak áringadozását kell megjelölniük a gyenge eredményük okaként. De minden olyan szervezetnek, amely ettől eltérő iparágban tevékenykedik, muszáj kivizsgálnia a rossz teljesítmény pontos okait, nem is beszélve arról az esetről, ha a bevételeik és/vagy a nyereségük ugrott meg. Abban az esetben, ha a növekedés vagy visszaesés mögött meghúzódó okok nem kerülnek azonosításra, a jövőre vonatkozó célkitűzések által kijelölt irány és az elért eredmények lehetséges, hogy teljes mértékben ellentétben állnak majd egymással. Az egyetlen megoldás, hogy egy szervezet azonosítsa ezeket, ha az üzleti intelligenciát az előnyére fordítja.
3. Ha nem kíván megszabadulni a makrovírusoktól.
A táblázatkezelőkkel lehet a legkönnyebben és leggyorsabban kezelni, manipulálni és felhasználni az adatokat strukturált formában. A mai napig az az eszköz, amihez egy szervezet elsőként nyúl az adatok megtekintéséhez, egy táblázatkezelő. Azonban az általuk választott módszer az adatok megtekintetésére és kezelésére változatlan maradt, míg a vállalkozás növekszik és terjeszkedik. Ez pedig rámutat az adatok felhasználása során előtérbe kerülő üzleti hiányosságok feltárását terhelő legtöbb akadályra. Egy vállalkozás növekedése közvetlenül megnöveli a keletkezett adatok nagyságrendjét, valamint megváltoztatja azok típusát, ezáltal elkerülhetetlenül beleütköznek a táblázatkezelők jelentette korlátokba. Ezenkívül mivel a táblázatkezelő nem skálázható megoldás, adatsilók keletkeznek, minthogy a különböző típusú adatokat nem képes befogadni egyetlenegy forrás.
Magasabb szinten a táblázatkezelők adatszolgáltatásra használatosak, de ha részletekbe menően vizsgálnánk meg a különböző szintű adatokat, bizony óriási akadályokba ütköznénk. A BI-eszközök ezért erre tökéletesen alkalmasak, így rugalmasan lehetővé teszi, hogy apróra szétszedjük az adatokat az adat méretére vonatkozó bármiféle megkötés vagy korlátozás nélkül. Továbbá, ezek segítségével az architektúrában található különböző platformokból származó adatforrások összekapcsolhatóak, és következtetéseket lehet levonni abból, ha az egyik hatással van a másikra, vagy sem. Az elemzés elvégzését követően a BI-eszközökkel szintén könnyebb lesz az információk megosztása, függetlenül az éppen használt adatmérettől, amire a táblázatkezelők nem képesek.
4. Ha valamennyi információ silókban van, és azok nem kommunikálnak egymással.
A hagyományos ERP-rendszereket úgy alakítják ki, hogy minden egyes üzleti feladatkörnek meglegyen a saját modulja és adatai, tehát hogy ezek ott „magukban legyenek”. Azonkívül azok a szervezetek, amelyek megpróbálták a legjobbat kihozni az ERP-rendszerükből, végül különböző ERP-rendszereket szereztek be minden egyes feladatkör számára. Márpedig lehet, hogy mindegyik ERP-rendszernek más architektúrája van, és más módon tárolja és hívja le az adatokat, ami kész rémálom azok számára, akik egy helyre szeretnék összegyűjteni az összes adatot.
A BI-rendszerek a kezdetektől fogva lehetővé tették a különböző platformokból kinyert adatok összevonását. Sőt mi több, mára az adatok összekapcsolása még forradalmibb lett, ugyanis a felhasználók bármilyen általuk választott módon integrálhatják az adatokat anélkül, hogy aggódniuk kellene azon, hogy az adatok különböző típusú forrásokból származnak. A BI-eszközök így lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy értelmezzék az adataikat úgy, hogy ma már nem kell a korábban az adatok kivonásához, összekapcsolásához és érvényesítéséhez szükséges hosszú előkészítési időt rááldozni. Ráadásul a BI-eszközök azzal a funkcióval is kiegészültek, hogy ezt a különböző forrásokból származó, most már összekapcsolt adathalmazt az elemzéshez és jelentéskészítéshez egyetlen forrásba menti el. Ez pedig az adatelemzésen alapuló döntéshozatalt könnyebbé és gyorsabbá teszi.
5. Ha túlzott mértékben függ az IT-csapatától jelentéskészítés terén.
Visszatekintve, az IT-részleg volt az első olyan szervezeti egység, amely hozzáfért, és jogosultságot kapott az üzleti döntéshozatal hatékonyabbá tételére szolgáló technológia automatizálására és használatára. A komplex ERP-rendszerek és jelentéskészítő környezetek megjelenésével a vállalkozások egyre inkább elkezdtek függni az IT-tól abban a tekintetben, hogy akármilyen adatot vagy információt kapjanak a vállalkozás működéséről. Ez abban a döntésben csúcsosodott ki, hogy mely rendszerek és eszközök segítenék a szervezetet a jobb üzleti döntések meghozatalában; így teljes mértékben az IT-részleg vette át az irányítást. Mivel a jelentéskészítés és a komplex dashboardok létrehozása technikai folyamat volt, az üzleti felhasználók nem folytak bele, így pedig az IT-részleget szűk keresztmetszetté tették az információ- és adatkérés terén.
A BI-eszközök fejlődése eltörölte ezt a korlátot, és megkönnyítette az adatokhoz és a jelentésekhez való hozzáférést a végfelhasználó által elvárt módon. A legtöbb BI-eszköz elképesztően könnyen kezelhető, és könnyen készíthetőek velük különféle jelentések, képi megjelenítések és komplex dashboardok. Mint ahogy az fentebb már kifejtésre került, az üzleti felhasználóknak nem kell feltétlenül függniük az IT-tól a különféle forrásokból származó adatok kinyerése terén, mivel a BI-eszközök azt a platformot biztosítják a számukra, amivel az adatokat egyetlenegy helyre gyűjthetik.
Az üzleti intelligencia (Business Intelligence, BI) mint fogalom már évszázadok óta létezik. A szuperszámítógépek megjelenésével előtérbe került a BI technológiai oldala, ami egy adott feladat elvégzését jelentette rövidebb idő alatt, mint amennyi idő alatt egy ember végezne azzal. Mivel a technológia drága volt, és rengeteg helyet igényelt, a szervezetek általában nem fektettek a technológiába a BI alkalmazása céljából. Csak a személyi számítógép feltalálását követően, miután az olyan eszközök, mint a Lotus Notes és a Microsoft Excel, elérhetővé váltak, merte mindenféle méretű szervezet a technológiát a BI céljaira használni. Ezek az eszközök továbbá lehetőséget adtak a felhasználók számára, hogy az adatokat grafikus formában jelenítsék meg, így pedig lehetővé tették, hogy az adatokat és magát a vállalkozást jobb eredménnyel elemezhessék. Azonban néhány mai szervezet még mindig „ókori” viszonyok között dolgozik, ha adatkivonásról és adatfelhasználásról van szó. A BI-eszközök jócskán megkönnyítik az életünket az adatok feldolgozása terén, és az ezek alkalmazását tervező szervezeteknek alaposan át kellene gondolniuk a választási lehetőségeiket.
Lentebb talál öt olyan jelet, amelyekre a szervezetek ellenőrző pontokként tekinthetnek, amik segítségével megvizsgálhatják, szükségük van-e egy BI-megoldásra, vagy sem.
1. Ha az ERP-/CRM-rendszer adatközpontként funkcionál, és nem a vállalkozása hajtóerejeként.
Az IBM valamikor régen végzett egy kis kutatást, és arra az eredményre jutott, hogy a különféle cégek és szervezetek által tárolt adatok 85%-a strukturálatlan adat. A technológia olcsóbbá válásával mindenféle méretű szervezet, legyen az kis, közepes vagy nagy méretű, már elég régóta könnyen el tudja tárolni az adatokat. Ezenkívül, a szervezetek azzal az ürüggyel akarták mindenféle adatukat eltárolni, hogy esetleg a közeli vagy távoli jövőben majd felhasználják azokat. Függetlenül attól, hogy egy vállalkozásban referenciapontokat szerettek volna létrehozni, az üzleti magatartást a későbbi könyvvizsgálathoz megfelelően dokumentálni, vagy a hasznos ismeretek kinyerése céljából azon adatokat felhasználni, a szervezetek nem voltak tisztában a céljukkal, és némelyikük még ma sincs.
A legtöbb szervezet a mai napig hatalmas mennyiségű adaton csücsül, és fogalma sincs arról, hogy hogyan és mikor használja fel azt. Erre a jelenségre alkották meg a szakembereke a sötét adat kifejezést, ami olyan adatot jelent, ami kihasználatlanul áll, anélkül, hogy közvetlen vagy közvetett módon monetizálásra használnák fel.
Azonban az elmúlt néhány évben bizonyos szervezetek számára nehézséget okozott (és okoz ma is) a vállalkozásuk optimalizálása, jelentse ez akár a költségeik csökkentését, akár a bevételeik növelését. Ilyen esetben jó megoldás lehet, ha felhasználják ezen óriási adathalmazukat, ami elegendő mennyiségű információt nyújtana számukra azzal kapcsolatban, hogy a vállalkozás melyik részét kell górcső alá venniük. Azonfelül az is sokat segíthet nekik, ha ezt felhasználják a korábban meghozott jóváhagyó és elutasító döntések átértékeléséhez, ami pedig hozzájárulhat az üzleti stratégiájuk megváltoztatásához.
2. Ha a célok és az eredmények nem ugyanazt a tendenciát követik.
Egy szervezet csak akkor maradhat versenyképes, és növekedhet, ha kihívást jelentő célokat tűz ki maga elé. A célok által kijelölt irányvonal, legyenek azok növekedésre vagy csökkenésre utaló jelek, az az irány, amely felé a szervezet halad. Pontosan ezért várja annyira a szervezetet élén álló vezetőség a negyedéves eredmények közzétételét. Egy gyenge negyedév vagy gyenge év nem magyarázható néhány tényezővel annak megvizsgálása nélkül, hogy azok közvetlenül járultak-e hozzá az adott eredményhez. És annak vizsgálata, hogy a megérzésünk, vagyis az emberi intelligencia, és a tényleges közreműködő tényező egybeesik-e, az a pont, ahol az üzleti intelligencia belép a képbe.
Például, ha a légitársaságok és a közlekedési vállalatok egy adott időszakban a bevételeik csökkenésének vagy a veszteségeik okait szeretnék megtalálni, nem kell különböző okokkal magyarázniuk a dolgot. Először az üzemanyagárakat kell megnézniük, és annak áringadozását kell megjelölniük a gyenge eredményük okaként. De minden olyan szervezetnek, amely ettől eltérő iparágban tevékenykedik, muszáj kivizsgálnia a rossz teljesítmény pontos okait, nem is beszélve arról az esetről, ha a bevételeik és/vagy a nyereségük ugrott meg. Abban az esetben, ha a növekedés vagy visszaesés mögött meghúzódó okok nem kerülnek azonosításra, a jövőre vonatkozó célkitűzések által kijelölt irány és az elért eredmények lehetséges, hogy teljes mértékben ellentétben állnak majd egymással. Az egyetlen megoldás, hogy egy szervezet azonosítsa ezeket, ha az üzleti intelligenciát az előnyére fordítja.
3. Ha nem kíván megszabadulni a makrovírusoktól.
A táblázatkezelőkkel lehet a legkönnyebben és leggyorsabban kezelni, manipulálni és felhasználni az adatokat strukturált formában. A mai napig az az eszköz, amihez egy szervezet elsőként nyúl az adatok megtekintéséhez, egy táblázatkezelő. Azonban az általuk választott módszer az adatok megtekintetésére és kezelésére változatlan maradt, míg a vállalkozás növekszik és terjeszkedik. Ez pedig rámutat az adatok felhasználása során előtérbe kerülő üzleti hiányosságok feltárását terhelő legtöbb akadályra. Egy vállalkozás növekedése közvetlenül megnöveli a keletkezett adatok nagyságrendjét, valamint megváltoztatja azok típusát, ezáltal elkerülhetetlenül beleütköznek a táblázatkezelők jelentette korlátokba. Ezenkívül mivel a táblázatkezelő nem skálázható megoldás, adatsilók keletkeznek, minthogy a különböző típusú adatokat nem képes befogadni egyetlenegy forrás.
Magasabb szinten a táblázatkezelők adatszolgáltatásra használatosak, de ha részletekbe menően vizsgálnánk meg a különböző szintű adatokat, bizony óriási akadályokba ütköznénk. A BI-eszközök ezért erre tökéletesen alkalmasak, így rugalmasan lehetővé teszi, hogy apróra szétszedjük az adatokat az adat méretére vonatkozó bármiféle megkötés vagy korlátozás nélkül. Továbbá, ezek segítségével az architektúrában található különböző platformokból származó adatforrások összekapcsolhatóak, és következtetéseket lehet levonni abból, ha az egyik hatással van a másikra, vagy sem. Az elemzés elvégzését követően a BI-eszközökkel szintén könnyebb lesz az információk megosztása, függetlenül az éppen használt adatmérettől, amire a táblázatkezelők nem képesek.
4. Ha valamennyi információ silókban van, és azok nem kommunikálnak egymással.
A hagyományos ERP-rendszereket úgy alakítják ki, hogy minden egyes üzleti feladatkörnek meglegyen a saját modulja és adatai, tehát hogy ezek ott „magukban legyenek”. Azonkívül azok a szervezetek, amelyek megpróbálták a legjobbat kihozni az ERP-rendszerükből, végül különböző ERP-rendszereket szereztek be minden egyes feladatkör számára. Márpedig lehet, hogy mindegyik ERP-rendszernek más architektúrája van, és más módon tárolja és hívja le az adatokat, ami kész rémálom azok számára, akik egy helyre szeretnék összegyűjteni az összes adatot.
A BI-rendszerek a kezdetektől fogva lehetővé tették a különböző platformokból kinyert adatok összevonását. Sőt mi több, mára az adatok összekapcsolása még forradalmibb lett, ugyanis a felhasználók bármilyen általuk választott módon integrálhatják az adatokat anélkül, hogy aggódniuk kellene azon, hogy az adatok különböző típusú forrásokból származnak. A BI-eszközök így lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy értelmezzék az adataikat úgy, hogy ma már nem kell a korábban az adatok kivonásához, összekapcsolásához és érvényesítéséhez szükséges hosszú előkészítési időt rááldozni. Ráadásul a BI-eszközök azzal a funkcióval is kiegészültek, hogy ezt a különböző forrásokból származó, most már összekapcsolt adathalmazt az elemzéshez és jelentéskészítéshez egyetlen forrásba menti el. Ez pedig az adatelemzésen alapuló döntéshozatalt könnyebbé és gyorsabbá teszi.
5. Ha túlzott mértékben függ az IT-csapatától jelentéskészítés terén.
Visszatekintve, az IT-részleg volt az első olyan szervezeti egység, amely hozzáfért, és jogosultságot kapott az üzleti döntéshozatal hatékonyabbá tételére szolgáló technológia automatizálására és használatára. A komplex ERP-rendszerek és jelentéskészítő környezetek megjelenésével a vállalkozások egyre inkább elkezdtek függni az IT-tól abban a tekintetben, hogy akármilyen adatot vagy információt kapjanak a vállalkozás működéséről. Ez abban a döntésben csúcsosodott ki, hogy mely rendszerek és eszközök segítenék a szervezetet a jobb üzleti döntések meghozatalában; így teljes mértékben az IT-részleg vette át az irányítást. Mivel a jelentéskészítés és a komplex dashboardok létrehozása technikai folyamat volt, az üzleti felhasználók nem folytak bele, így pedig az IT-részleget szűk keresztmetszetté tették az információ- és adatkérés terén.
A BI-eszközök fejlődése eltörölte ezt a korlátot, és megkönnyítette az adatokhoz és a jelentésekhez való hozzáférést a végfelhasználó által elvárt módon. A legtöbb BI-eszköz elképesztően könnyen kezelhető, és könnyen készíthetőek velük különféle jelentések, képi megjelenítések és komplex dashboardok. Mint ahogy az fentebb már kifejtésre került, az üzleti felhasználóknak nem kell feltétlenül függniük az IT-tól a különféle forrásokból származó adatok kinyerése terén, mivel a BI-eszközök azt a platformot biztosítják a számukra, amivel az adatokat egyetlenegy helyre gyűjthetik.
