A papíralapú egészségügyi nyilvántartások előnyei és hátrányai
Réfi Tibor
2021.01.22
Az EHR-ekre való áttérés kormányzati ösztönzése ellenére is még mindig sok orvos használ papíralapú nyilvántartást. A Gartner tanácsadóit felhívó 1000 egészségügyi szolgáltató körében végzett véletlenszerű mintavétel során 44%-uk mondta azt, hogy továbbra is papíralapú egészségügyi kartonokat használ.
Véleményünk szerint ezek a szolgáltatók az alábbiak miatt nem váltottak még az EHR-kre.
Ilyen helyzetekben az EHR-re való áttérés elé jelentős akadályok gördülnek. Ha az archívumok évtizedekre nyúlnak vissza, akkor rengeteg időbe telik ezen adatoknak egy elektronikus rendszerbe való migrációja. Ezen túlmenően az ilyen praxist folytatóknak meg kellene ismerniük az EHR-ek alkalmazását is, mielőtt megkezdhetnék az esetleges termékek értékelését, így további időt kell szánniuk a megfelelő program megtalálására.
Más szóval sok szolgáltató szívesen ragaszkodik még mindig a jól bevált papíralapú módszerekhez.
Könnyen használható
A könnyű használhatóság szorosan összefügg a megszokottsággal. Ha valaki már az első munkanapja óta ugyanazt a bevezetett rendszert használja, akkor már valószínűleg ismeri és megszokta annak összes hiányosságát, és töviről-hegyire érti a rendszer működését.
Egy vadonatúj - különösen egy elektronikus - rendszer megtanulása nehéz feladat és akkor még nem is vettük figyelembe, hogy egy szoftver személyre szabása milyen bonyolult lehet.
A kérdés itt az, hogy az EHR előnyei és költségei egyensúlyban vannak-e. A legtöbb egészségügyi szolgáltató kifejezett igennel válaszol erre. Az alábbiakban most azt vizsgáljuk meg, hogy miért szakítottak sokan a papíralapú nyilvántartással.
Az orvosok közismerten sok időt fordítanak az egészségügyi kartonok vezetésére. Legyen szó akár az olyan összetett feladatokról, mint például a kódolás, az olyan egyszerű, mégis időigényes tevékenységekig, mint hogy mindent kézzel kell rögzíteniük – az egészségügyi kartonok vezetése viszi az időt.
Ezen felül az egészségügyi kartonok elveszhetnek, és ezekről általában nem található biztonsági másolat. Könnyebb hibákat véteni vagy olvashatatlan megjegyzéseket fűzni a papíralapú egészségügyi kartonokhoz, melyeket utólag aztán nehéz megérteni és kijavítani. Mindezektől eltekintve azonban pusztán a tároláshoz szükséges hely önmagában is nehézzé teszi a papíralapú egészségügyi kartonok kezelését.
A fenti okok miatt rengeteg orvos keresett jobb megoldást és azt az EHR-szoftverekben találták meg.
Ha Ön olyan szolgáltató, akinek készen kell állnia Medicare-betegek fogadására is, akkor ezt egyszerűen nem tudja megtenni pusztán papíralapú egészségügyi karton használatával. A mai, a különböző rendszereket egymással összekapcsoló egészségügyi piacon az EHR-ek alkalmazása már szinte elengedhetetlen. Emellett az EHR-k sokkal biztonságosabbak, mint a papíralapú egészségügyi kartonok. A csalások megelőzésére beépített hibavédelmi funkcióval is rendelkeznek, valamint csökkentik a HIPAA-törvénnyel való visszaélések lehetőségét is.
A legtöbb EHR szoftverrendszer teljes integrációt kínál az egészségügyi számlázási szolgáltatásokkal, így az igénylések benyújtása igen egyszerűvé válik. Csökkenti a hibákat, növeli az igénylések elfogadási arányát, és általában számos más számlázási funkcióval is segít.
Mikor használjon egy egészségügyi szoláltató papíralapú egészségügyi nyilvántartást?
Ritkán, talán soha. Az igazság az, hogy a papíralapú nyilvántartások szinte minden szempontból elavultak. A betegek elvárják, hogy szolgáltatóik a legfrissebb technológiát használják és kínálják fel ellátásuk javítása érdekében, és egy papíralapú nyilvántartással vezetett praxis esetében előbb-utóbb szinte elkerülhetetlen a HIPAA megszegése.
Csak két olyan körülmény van, melyek során valaha is ajánlanám, hogy ragaszkodjanak a papíralapú nyilvántartáshoz. A papíralapú nyilvántartás azon praxisoknak ajánlott, melyek:
Ha Ön praxisához EHR-rendszer bevezetését tervezi, vegye fel a kapcsolatot tanácsadóinkkal.
Véleményünk szerint ezek a szolgáltatók az alábbiak miatt nem váltottak még az EHR-kre.
Milyen előnyei vannak a papíralapú egészségügyi nyilvántartásoknak?
Megszokottság
A már a HITECH-törvény és a MACRA-ösztönzők bevezetése előtt is működő számos szolgáltató esetében a papíralapú nyilvántartás az egyetlen, melyet valaha is ismertek.Ilyen helyzetekben az EHR-re való áttérés elé jelentős akadályok gördülnek. Ha az archívumok évtizedekre nyúlnak vissza, akkor rengeteg időbe telik ezen adatoknak egy elektronikus rendszerbe való migrációja. Ezen túlmenően az ilyen praxist folytatóknak meg kellene ismerniük az EHR-ek alkalmazását is, mielőtt megkezdhetnék az esetleges termékek értékelését, így további időt kell szánniuk a megfelelő program megtalálására.
Más szóval sok szolgáltató szívesen ragaszkodik még mindig a jól bevált papíralapú módszerekhez.
Könnyen használható
A könnyű használhatóság szorosan összefügg a megszokottsággal. Ha valaki már az első munkanapja óta ugyanazt a bevezetett rendszert használja, akkor már valószínűleg ismeri és megszokta annak összes hiányosságát, és töviről-hegyire érti a rendszer működését.
Egy vadonatúj - különösen egy elektronikus - rendszer megtanulása nehéz feladat és akkor még nem is vettük figyelembe, hogy egy szoftver személyre szabása milyen bonyolult lehet.
Költségmegtakarítás
Végezetül ott van az a összeg, melyet megtakarítunk, ha nem fektetünk be az EHR-szoftverbe. Még az ingyenes és a nyílt forráskódú rendszerek is tartalmazhatnak rejtett díjakat, tehát a szoftver bevezetése többlet pénzkiadást jelent, mint a papíralapú nyilvántartások megtartása.A kérdés itt az, hogy az EHR előnyei és költségei egyensúlyban vannak-e. A legtöbb egészségügyi szolgáltató kifejezett igennel válaszol erre. Az alábbiakban most azt vizsgáljuk meg, hogy miért szakítottak sokan a papíralapú nyilvántartással.
Milyen hátrányai vannak a papíralapú egészségügyi nyilvántartásoknak?
Tanácsadóink hetente több ezer egészségügyi szolgáltatóval konzultálnak, hogy segítsenek számukra megtalálni a praxisukhoz leginkább megfelelő szoftvert. 350 olyan beszélgetést vizsgáltunk meg, amikor jelenleg papíralapú egészségügyi kartonokat használó orvosok hívtak fel bennünket, akik szeretnének áttérni az EHR-re. Az alábbiakban felsoroljuk az orvosok által említett legfontosabb hátrányokat:Csekély hatékonyság
A papíralapú kartonok közismerten rendezetlenek. Tanácsadóink beszélgetéseinek elemzésekor azt tapasztaltuk, hogy a „hatékony”, az „időkímélő” és a „gyorsabb” szavak voltak a leggyakrabban használt kifejezések az elektronikus rendszerekkel kapcsolatban.Az orvosok közismerten sok időt fordítanak az egészségügyi kartonok vezetésére. Legyen szó akár az olyan összetett feladatokról, mint például a kódolás, az olyan egyszerű, mégis időigényes tevékenységekig, mint hogy mindent kézzel kell rögzíteniük – az egészségügyi kartonok vezetése viszi az időt.
Ezen felül az egészségügyi kartonok elveszhetnek, és ezekről általában nem található biztonsági másolat. Könnyebb hibákat véteni vagy olvashatatlan megjegyzéseket fűzni a papíralapú egészségügyi kartonokhoz, melyeket utólag aztán nehéz megérteni és kijavítani. Mindezektől eltekintve azonban pusztán a tároláshoz szükséges hely önmagában is nehézzé teszi a papíralapú egészségügyi kartonok kezelését.
A fenti okok miatt rengeteg orvos keresett jobb megoldást és azt az EHR-szoftverekben találták meg.
Nem megfelelőség
A papíralapú egészségügyi kartonok nem felelnek meg a MACRA vagy a Meaningful Use szövetségi ösztönző programok követelményeinek.Ha Ön olyan szolgáltató, akinek készen kell állnia Medicare-betegek fogadására is, akkor ezt egyszerűen nem tudja megtenni pusztán papíralapú egészségügyi karton használatával. A mai, a különböző rendszereket egymással összekapcsoló egészségügyi piacon az EHR-ek alkalmazása már szinte elengedhetetlen. Emellett az EHR-k sokkal biztonságosabbak, mint a papíralapú egészségügyi kartonok. A csalások megelőzésére beépített hibavédelmi funkcióval is rendelkeznek, valamint csökkentik a HIPAA-törvénnyel való visszaélések lehetőségét is.
Nem integrálható
A papíralapú nyilvántartások nyilvánvalóan nem integrálhatóak más elektronikus rendszerekkel. Ez azt jelenti, hogy a felhasználóknak mindent manuálisan kell elvégezniük az igénylések benyújtásakor.A legtöbb EHR szoftverrendszer teljes integrációt kínál az egészségügyi számlázási szolgáltatásokkal, így az igénylések benyújtása igen egyszerűvé válik. Csökkenti a hibákat, növeli az igénylések elfogadási arányát, és általában számos más számlázási funkcióval is segít.
Mikor használjon egy egészségügyi szoláltató papíralapú egészségügyi nyilvántartást?
Ritkán, talán soha. Az igazság az, hogy a papíralapú nyilvántartások szinte minden szempontból elavultak. A betegek elvárják, hogy szolgáltatóik a legfrissebb technológiát használják és kínálják fel ellátásuk javítása érdekében, és egy papíralapú nyilvántartással vezetett praxis esetében előbb-utóbb szinte elkerülhetetlen a HIPAA megszegése.
Csak két olyan körülmény van, melyek során valaha is ajánlanám, hogy ragaszkodjanak a papíralapú nyilvántartáshoz. A papíralapú nyilvántartás azon praxisoknak ajánlott, melyek:
- sohasem szándékoznak jogosulttá válni állami visszatérítésre, illetve nem akarnak részt venni érték-alapú programokban vagy
- semmiféle pénzügyi-fejlesztési tartalékkal nem rendelkeznek.
Ha Ön praxisához EHR-rendszer bevezetését tervezi, vegye fel a kapcsolatot tanácsadóinkkal.
