A szoftver kiválasztás folyamata során elkövetett 5 általános, költséges hiba
Réfi Tibor
2021.01.17
Az új szoftver keresése és alkalmazása igen bonyolult és hosszadalmas dolog és a végső döntés a következő öt-tíz évben hatással lesz az üzleti tevékenységre. Figyelembe véve a megfelelő rendszer megtalálásához szükséges időt és a pénzügyi kötelezettségvállalást, nagyon fontos megbizonyosodni arról, hogy a megfelelő rendszert találta-e meg.
E feladat megkönnyítése érdekében felvázoltuk a kiválasztási folyamat során elkövetett öt leggyakoribb hibát, valamint az ezek elkerülésére vonatkozó tanácsokat.
Néha azért nem sikerül jól meghatározni az igényeket, mert a kiválasztási folyamatot csak a műszaki személyzet vagy a vezetők egy kis csoportja irányítja. Ennek elkerülése érdekében vonja be a leginkább érdekelt munkavállalókat és szereplőket, amikor az üzleti vállalkozása számára szoftvert választ.
Nem elegendő egy személy (vagy osztály) véleményére támaszkodni, különösen akkor, ha naponta több osztály is dolgozik az új rendszerrel (gondoljon a projektkezelő szoftverre vagy a vállalatirányítási (ERP) szoftverre). Fontolja meg, hogy összeállít egy alkalmazottakból álló olyan szoftverkiválasztó csoportot, amelyben mindenki elmondhatja saját szervezeti egységének igényeit.
Miután összegyűjtötte a különböző jövőbeli felhasználóktól a bemeneti információkat, hozzon létre egy követelménydokumentumot, amelyet a kiválasztási folyamat további részében használhat. A követelménydokumentumnak nem szabad csupán felsorolnia a megoldandó üzleti problémákat, hanem részleteznie kell az új szoftvereszközben meglévő szükséges és elvárt funkciókat egyaránt.
Az ilyen ajánlatkérésekben megadott információk mennyisége nagyon gyakran ténylegesen akadályozhatja a folyamatot. Például: ha túl kevés információt ad meg az ajánlatkérésekben, akkor ez ahhoz vezethet, hogy nem az összes szükséges funkciót tartalmazó, teljes megoldást vásárolja meg.
Másrészt egy túlságosan specifikus információkat tartalmazó ajánlatkérés, amelyben az előnyben részesített funkciók mellett az összes kivételt vagy személyre szabási igényt is leírja, korlátozhatja a forgalmazók innovációs és kreatív képességét a problémamegoldás során.
Ez nem azt jelenti, hogy nem kellene odafigyelni arra, amit mások mondanak a megvásárolni tervezett szoftverről – egyszerűen az a helyzet, hogy a környezet kulcsfontosságú a sikertörténetek helyes értelmezésénél.
Míg egy megbízható munkatárs is magabiztosan igent mondhat a három évvel ezelőtt használt projektkezelő rendszerre, az a szoftver ez idő alatt gyorsan megváltozhatott. Nem is beszélve arról, hogy ez a kolléga akkoriban esetleg egy teljesen más iparágban vagy munkakörben dolgozott.
A vélemények csak a helyes környezetben hasznosak. Ha online áttekintéseket használ a döntés meghozatalához, keressen az iparág hasonló méretű, összehasonlítható vállalkozásaitól származó ajánlásokat.
Egy másik stratégia az lehet, ha megkéri a kiválasztott forgalmazókat arra, hogy adják meg az iparágra vonatkozó referenciaként említett felek elérhetőségét, hogy közvetlenül kapcsolatba léphessen velük. Innentől saját maga is elérheti a referenciaként megadott feleket és kérdéseket tehet fel nekik arról, hogy mit tapasztaltak a forgalmazóval és a szoftvermegoldással kapcsolatban.
A követelménydokumentum elkészítése során vegye figyelembe vállalkozása fejlődési görbéjét, ideértve a munkavállalók felvételére vonatkozó terveket, a termék- és szolgáltatásfejlesztést, valamint a lehetséges bővítéseket is. Fedezze fel a rugalmas megoldás értékét, amely a vállalkozásával együtt növekedhet.
A rugalmasság megőrzése részben azt jelenti, hogy partneri viszonyban áll egy, a feltörekvő technológiákat figyelő innovatív forgalmazóval. Az ilyen előre tekintő forgalmazó segítségével megőrizheti versenyképességét, mivel a rendszere az Ön jövőbeli üzleti igényeihez igazodva fejlődik.
A TCO tartalmazhatja a szoftver futtatásához szükséges hardvert (vagy a szoftverszolgáltatás előfizetési díjait), valamint a bevezetési, karbantartási, integrációs és képzési költségeket is. Különösen az integrációs költségek növekedhetnek a kiválasztott megoldás élettartama alatt, attól függően, hogy milyen gyakran szükséges frissítés vagy további alkalmazások hozzáadása.
Tanácsadóink segítségével akár hónapokkal is lerövidítheti a szoftver opciók keresésére fordított időt. Kattintson ide, és beszéljen most díjmentesen egyik tanácsadónkkal, vagy irányozzon elő későbbre egy telefonhívást.
E feladat megkönnyítése érdekében felvázoltuk a kiválasztási folyamat során elkövetett öt leggyakoribb hibát, valamint az ezek elkerülésére vonatkozó tanácsokat.
A szoftver kiválasztás folyamata során elkövetett 5 általános hiba (és ezek elkerülésének módja)
1. Túl kevés szempontot vesz figyelembe
A szoftver kiválasztás folyamata során elkövetett egyik leggyakoribb hiba az, hogy konkrét követelmények helyett csupán homályos képet alkot az igényekről. Sokkal könnyebb a megfelelő szoftvert kiértékelni és kiválasztani, ha pontosan tudja, mit kíván az új rendszerétől.Néha azért nem sikerül jól meghatározni az igényeket, mert a kiválasztási folyamatot csak a műszaki személyzet vagy a vezetők egy kis csoportja irányítja. Ennek elkerülése érdekében vonja be a leginkább érdekelt munkavállalókat és szereplőket, amikor az üzleti vállalkozása számára szoftvert választ.
Nem elegendő egy személy (vagy osztály) véleményére támaszkodni, különösen akkor, ha naponta több osztály is dolgozik az új rendszerrel (gondoljon a projektkezelő szoftverre vagy a vállalatirányítási (ERP) szoftverre). Fontolja meg, hogy összeállít egy alkalmazottakból álló olyan szoftverkiválasztó csoportot, amelyben mindenki elmondhatja saját szervezeti egységének igényeit.
Miután összegyűjtötte a különböző jövőbeli felhasználóktól a bemeneti információkat, hozzon létre egy követelménydokumentumot, amelyet a kiválasztási folyamat további részében használhat. A követelménydokumentumnak nem szabad csupán felsorolnia a megoldandó üzleti problémákat, hanem részleteznie kell az új szoftvereszközben meglévő szükséges és elvárt funkciókat egyaránt.
2. Túl sok (vagy túl kevés) információt ad meg az ajánlatkérő dokumentumokban
A követelménydokumentum iránytűként történő felhasználásával meghatározhatja a szoftverválasztás következő lépését: a forgalmazó felkutatását. A kutatás során számos kérést kell elküldenie a forgalmazóknak, hogy eldönthesse, a megoldásuk vajon megfelel-e az Ön üzleti igényeinek és költségvetésének. Ez lehet információkérés, ajánlatkérés vagy árajánlatkérés.Az ilyen ajánlatkérésekben megadott információk mennyisége nagyon gyakran ténylegesen akadályozhatja a folyamatot. Például: ha túl kevés információt ad meg az ajánlatkérésekben, akkor ez ahhoz vezethet, hogy nem az összes szükséges funkciót tartalmazó, teljes megoldást vásárolja meg.
Másrészt egy túlságosan specifikus információkat tartalmazó ajánlatkérés, amelyben az előnyben részesített funkciók mellett az összes kivételt vagy személyre szabási igényt is leírja, korlátozhatja a forgalmazók innovációs és kreatív képességét a problémamegoldás során.
3. Nem megfelelő ajánlásokra támaszkodik
Igen gyakori, hogy egy szervezet egy barát vagy kolléga javaslata alapján alkalmaz új szoftvert, majd ráébred, hogy a megoldás inkább csak fokozza a problémáikat, nem pedig megoldja azokat.Ez nem azt jelenti, hogy nem kellene odafigyelni arra, amit mások mondanak a megvásárolni tervezett szoftverről – egyszerűen az a helyzet, hogy a környezet kulcsfontosságú a sikertörténetek helyes értelmezésénél.
Míg egy megbízható munkatárs is magabiztosan igent mondhat a három évvel ezelőtt használt projektkezelő rendszerre, az a szoftver ez idő alatt gyorsan megváltozhatott. Nem is beszélve arról, hogy ez a kolléga akkoriban esetleg egy teljesen más iparágban vagy munkakörben dolgozott.
A vélemények csak a helyes környezetben hasznosak. Ha online áttekintéseket használ a döntés meghozatalához, keressen az iparág hasonló méretű, összehasonlítható vállalkozásaitól származó ajánlásokat.
Egy másik stratégia az lehet, ha megkéri a kiválasztott forgalmazókat arra, hogy adják meg az iparágra vonatkozó referenciaként említett felek elérhetőségét, hogy közvetlenül kapcsolatba léphessen velük. Innentől saját maga is elérheti a referenciaként megadott feleket és kérdéseket tehet fel nekik arról, hogy mit tapasztaltak a forgalmazóval és a szoftvermegoldással kapcsolatban.
4. Nem gondolkodik el megfelelően a jövőről
A végül kiválasztott megoldástól függően az Ön vállalkozása akár tíz évig is elkötelezheti magát a rendszer mellett, ezért a szoftverkeresés során rendkívül fontos mérlegelni azt is, hogy az üzleti igényei hogyan változhatnak majd az elkövetkező években. Ellenkező esetben elkövetheti azt a hibát, hogy a pillanatnyi igényeinek ugyan megfelelő, de nem bővíthető szoftvert választ.A követelménydokumentum elkészítése során vegye figyelembe vállalkozása fejlődési görbéjét, ideértve a munkavállalók felvételére vonatkozó terveket, a termék- és szolgáltatásfejlesztést, valamint a lehetséges bővítéseket is. Fedezze fel a rugalmas megoldás értékét, amely a vállalkozásával együtt növekedhet.
A rugalmasság megőrzése részben azt jelenti, hogy partneri viszonyban áll egy, a feltörekvő technológiákat figyelő innovatív forgalmazóval. Az ilyen előre tekintő forgalmazó segítségével megőrizheti versenyképességét, mivel a rendszere az Ön jövőbeli üzleti igényeihez igazodva fejlődik.
5. A legolcsóbb opciót választja ki
A szoftver kiválasztásánál a leggyakoribb hiba az, hogy a forgalmazó által megadott legalacsonyabb induló ár alapján választ megoldást. Ez nem azt jelenti, hogy nem kellene költségvetést készítenie és azt betartania – csak azt, hogy érdemes a szoftver tervezett életciklusára vetíteni a teljes beszerzési és fenntartási költségeket (TCO).A TCO tartalmazhatja a szoftver futtatásához szükséges hardvert (vagy a szoftverszolgáltatás előfizetési díjait), valamint a bevezetési, karbantartási, integrációs és képzési költségeket is. Különösen az integrációs költségek növekedhetnek a kiválasztott megoldás élettartama alatt, attól függően, hogy milyen gyakran szükséges frissítés vagy további alkalmazások hozzáadása.
A szoftverkiválasztás folyamata átfogó tervezést és kutatást igényel
Átlagosan 9-18 hónapig tart, amíg egy vállalkozás kiválasztja és sikeresen bevezeti az új szoftvereket. Kímélje meg magát a gondoktól – beszéljen szoftveres tanácsadóinkkal.Tanácsadóink segítségével akár hónapokkal is lerövidítheti a szoftver opciók keresésére fordított időt. Kattintson ide, és beszéljen most díjmentesen egyik tanácsadónkkal, vagy irányozzon elő későbbre egy telefonhívást.
